今週はデータ管理についての話題です。他の社会保険労務士の皆様がどのようにデータを管理されているかについて、最近お問い合わせを受けたこともあり、私も大変興味を持っています。

IT支援の立場ということもあり、様々なクラウドサービスを契約し、試してきました。現在の使用方法が最適とは限りませんが、ひとり事務所としてはこの方法がベストだと考えています。参考までに、私のデータ管理方法を共有します。

会計には「マネーフォワード」を使用しています。契約書、請求書、領収書などの書類を含む、2024年1月から必要となる電子帳簿保存法への対応に向け、ここで一元管理しています。

次に、手続き関連の書類ですが、e-Govを使用していますので、戻ってくる公文書データをお客様と共有します。公文書はできるかぎり「Mykomon」を通じて共有し、バックアップはGoogle Driveに保管していましたが、最近はDropboxの方が使い勝手が良いため、そちらに移行しています。

Google Driveでは、私の事務所関連の書類や勉強会の資料など、お客様と直接関連しないものを保管しています。

ちなみに、持ち運び用のノートパソコンには一時的なデータのみを保存しています。

日々データ量が増えていく昨今、今後も継続的に、必要に応じて適宜調整していきたいと思います。